OA系统成“鸡肋” CIO如何使其中看又中用

    目前国内不管是企业用户还是党政机关用户，办公软件OA普及应用率已高达56%以上，OA实施的成功率也接近70%。然而对多数用户单位CIO而言，却感慨颇多，甚至有些无奈。

   OA尴尬的现实 本来企业CIO力主引建 OA系统，为的是能让领导们“随时随地，轻松办公”，“运筹帷幄，决胜千里”，然而令CIO尴尬的是，领导们似乎并没有理解他的“忠心”，OA似乎就是看看内部新闻、发发通知、收收邮件而已，尤其是作为OA的核心用点、关键业务——网上审批，更多是成了摆设，走过场，领导一年也没用几次，甚至成了用之无味，弃之可惜的“鸡肋”。 而软件开发商也不敢过多鼓励用户多加应用工作流审批，因为开发商内部也知道，鉴于目前种种条件限制，网上审批多是“好看不中用，能不用就不用，省得自找麻烦，骤增许多售后服务”。 开发商都如此，用户单位的CIO更是困惑，怎么办？ 我们清楚，OA的主要特征与功能之一就是工作流，也即公文流转，主要有两大部分，一是网上审批：企业内部的各项审批电子化，如工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程，都可以通过网上进行办理和审批;二是网上公文处理：实现收文处理和发文处理的电子化，收文处理指可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行网上办理，发文处理指可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行网上处理。 然而这些办公自动化的主要功能大部分却闲置，很少应用流转，被员工甚至老总弃用，企业上下还是喜欢用纸质办文、电话请示，使得用户企业OA主要功能变成了“聋子的耳朵──摆设”。这也是目前绝对多数用户单位在应用推广OA中一个通病，使得用户单位陷入信息化建设的困局。不少单位甚至“去繁就简”，随便买了一两万元的OA，上上内部新闻、发发通知、收收邮件就行，也算是推广信息化充当门面了，而对那些功能齐全、系统优越、安全可靠、融合性强的中高级OA系统就弃而不用了。 厦门一家电子企业CIO陈工在推广应用OA时也陷入此种困境，不知如何圆场。在前期针对企业自身需求，陈工也做了很多调研分析，几乎把各部室、车间所有的日常流程、表单都收集、归纳了，当时陈工实施的思路是想把所有纸质表单全部做成网上工作流，让员工学会网上办公行文，尤其是做好网上审批，让领导随时随地可远程审批、决策。陈工认为只要这样，OA就算是应用成功了，也算是对得起领导，毕竟这OA是花了近20万买来的，比较高档。

   在经过了一个多月的培训后，企业OA系统终于上线，陈工也感到企业仿佛进入新时代，喜上眉梢，踌躇满志。然则“人算不如天算”，经过两个月应用推广，陈工调查、汇总后，发现系统中的工作流表单数量并没有像预想的那样增长，OA系统的应用仍仅局限于上公司新闻、发发通知、短信和收收邮件、存存档案而已，员工们的应用并没有如预想的积极热烈，反而抱怨说“天天要开OA很麻烦。”出差申请、费用报销、材料领用等日常申报业务，员工们还是习惯用纸质手工申请。陈工特地与行政部、财务部商洽，规定统一实行电子申报制度，不符合规定的，强制退回。 然而没想到，这一规定激起企业部分上年纪、有权势的老员工强烈抵制，甚至干脆以“不懂、学不来”为由，“罢工”不申报了，让财务部也陷入进退两难的境地，月末结账竟难于下手。老板也慢慢对OA没那么信心，将信将疑了。 三个月后，老板竟要求所有公文由秘书打印成纸质后送他披阅，员工可按照情况，酌情使用网上工作流审批，即可用，也可不用。企业OA系统最后成了“半拉子工程”。 于是这家企业内部有人戏称：“只因少了一笔，自动化成了白动化。”陈工也一脸无奈，郁郁寡欢，出师未捷啊。 是啊，OA的工作流审批如被弃用，一个OA和 QQ、MSN、EXCEL有何两样？ 网上审批何以成为孤独的“边缘人”？ CIO不禁要问，为何OA常会出现高成功率、低效用率乃至“鸡肋”的现象？能助领导轻松“运筹帷幄、决胜千里”、系统核心应用工具的网上审批为何成了孤独的“边缘人”？这是多数CIO困惑。 愚以为： 其一，流程不合理，OA系统细节设计不甚科学简捷。不少OA系统流程设计过于烦琐，员工平时手工只需要5-8分钟就可以完成的事情，有可能通过系统软件的操作和运转，反而需要30分钟甚至更长时间。再加上企业本身组织结构不太合理，“婆婆妈妈”多，让公文网上流转也盘根错节。大力推广OA网上工作流，本身就为挑战传统的人工传递、亲笔批示的繁琐方式，如果还需要本身对IT较为陌生的老总通过复杂的组织结构、系统程序，进入到各个业务类型里审批，其结果要么难用，要么用不上。 二是对电子档、电子媒介物等网上虚拟物证仍存疑虑，制约网上工作流审批模式的广泛应用。纸质有一千多年历史，电子介质至多20年光景，网民、用户单位仍深信“只有纸上才来得安全可靠”。

   目前我国政府部门、企事业网上办公审批系统已开通多年，但网上办公大都只能停留在初检甚或“粗检”阶段，在不少人、尤其是老领导眼里，由于网上数据、材料缺乏物证、公信力与法律性，应用公文流转审批，应用者会感觉不踏实，只相信纸张手写或打印的凭据、清单，特别是企业财务、采购部门等核心部门。因为报销、做账等用的凭据、发票实物，在网上进行电子审核处理时，难于象传统报销流程一样在相关审批者一一流转，让审批者无凭无据，难于审定，也就不爱应用。 三是安全与法律问题依然突出，成了制约网上审批推广普及的瓶颈。这令CIO一直头痛。首先，网上审批主要配套工具就是电子签名、电子公章上，这两个将保证领导签字、单位公函(合同)签约的有效性。但是我国在电子商务的立法方面严重滞后，目前我国只是对互联网管理出台了一些限制性的行政法规，而对于如何促进电子交易、使用电子签名和电子合同支付还没有制定相关完善的法律，相关电子行为的权责性，法律难于确认，制约了电子商务乃至网上审批的发展。其次，电子公文传输中安全性受到越来越大的挑战。在网络环境中传播和存储，容易受到黑客、病毒攻击，造成公文失密、信息被盗、被删改等严重后果。目前虽然已经有一些基于Office文档上的“签章软件”，但这样的签章文档并不具足够的安全强度，在电子文档上加盖印章有时难于保证电子印章和文档内容的安全。因此用户单位和CIO对电子公文的加密能否确保绝对安全、单位或部门之间交换电子文件如何互联互信、有效性如何确定等问题仍心存忧虑，也就妨碍了公文处理电子化的推广、普及。